Bezpieczne przechowywanie danych w firmie

News

Przechowywanie zdjęć, dokumentów i różnego typu danych w firmie wymaga podjęcia odpowiednich starań. Część materiałów można przechowywać w postaci zarchiwizowanych wydruków, ale inne wymagają przechowywania w postaci cyfrowej. Jak to zorganizować?

Oddzielne archiwum w bezpiecznym sektorze

W dużych przedsiębiorstwach powszechną praktyką jest tworzenie archiwów, które są umieszczone w bezpiecznym sektorze firmy – na przykład w osobnym budynku albo w podziemiach. Te środki bezpieczeństwa są w pełni uzasadnione, jeśli przechowywane dane mają charakter innowacji lub można uznać je za dane wrażliwe. W małych firmach trudno o tak zaawansowane rozwiązania, ale wydzielenie osobnego pokoju, do którego wstęp będą miały wyłącznie uprawnione osoby, wydaje się być osiągalnym rozwiązaniem.

Jeśli zdecydujemy się na wydzielenie osobnego pomieszczenia na archiwum, warto wyposażyć je w antywłamaniowe drzwi i okna, a także w odpowiednie szafki na dokumenty. W sklepach branżowych bez problemu kupimy meble biurowe do przechowywania ważnych dokumentów, które będą wyposażone w zamki mechaniczne lub elektroniczne. Nad wejściem do takiego pomieszczenia powinna znaleźć się kamera, która będzie rejestrowała osoby wchodzące i wychodzące z pomieszczenia. Kamera może również znajdować się w środku pomieszczenia.

W firmowym archiwum warto zastosować określony system porządkowania i indeksowania informacji. Dobrze sprawdza się pogrupowanie tematyczne oraz chronologiczne. Dokumenty papierowe wygodnie jest przechowywać w specjalnych szufladach archiwizacyjnych (są wówczas umieszczone w kartonowych przegródkach z indeksami) albo w specjalnych segregatorach biurowych. W ten sposób można przechowywać faktury, raporty, umowy, różnorodne projekty i realizacje.

Bardzo ważne kopie zapasowe

W dzisiejszych czasach coraz więcej dokumentów nie ma już postaci wydruków (oczywiście z wyjątkami), ale przybiera wyłącznie postać cyfrową, co ogranicza zużycie papieru oraz sprawia, że nie potrzebujemy aż tak dużo miejsca, by przechowywać setki informacji.

Przechowywane dane cyfrowe to nie tylko dane wrażliwe i wymagające setek zabezpieczeń, ale też zapisy bieżących projektów, różnorodne grafiki, zdjęcia i tym podobne dokumenty, które są na bieżąco użytkowane. Bardzo ważną kwestią jest nie tyle ich ochrona przed kradzieżą (chyba, że istnieje takie ryzyko), ale przed utratą na skutek awarii sprzętu, która może się zdarzyć w najmniej spodziewanym momencie. Regularne kontrole urządzeń, sprawdzanie stanu instalacji i stosowanie zabezpieczeń przed przepięciami w sieci pomoże lepiej chronić komputery, dyski i serwery przed awarią, ale nie wykluczy jej całkowicie.

By nie ponosić konsekwencji wydarzeń tego typu, warto dbać o wykonywanie regularnych kopii zapasowych. Można wykonywać je zarówno na nośniku typu dysk zewnętrzny i chować go w bezpiecznym miejscu. Alternatywą są serwery firmowe lub zewnętrzne, na które można kopiować duże pakiety danych. Serwery, które będą podstawą tworzenia kopii zapasowych także powinny być odpowiednio zabezpieczone przed awariami i kradzieżą danych. Kluczową kwestią jest nie tylko ochrona przed awarią i włamaniem do serwerowni, ale też utrzymywanie w niej odpowiedniej temperatury i poziomu wilgotności powietrza oraz zapewnienie bardzo stabilnego zasilania i ochrona przed jego zanikiem, a nawet zastosowanie alternatywnych źródeł zasilania na wypadek braku prądu.

Wygodne przechowywanie danych w chmurze

Wykorzystywanie możliwości, jaką daje przechowywanie danych w chmurze, jest szczególnie wygodne w nowoczesnym biznesie. Dzięki takiemu rozwiązaniu można mieć dostęp do wszelkich danych bez względu na to, czy znajdujemy się w miejscu pracy, w domu czy na wyjeździe. To wygodne rozwiązanie, które pozwala na prowadzenie prawdziwie mobilnej i swobodnej działalności. Gdy okaże się, że na spotkanie nie zabraliśmy jednego z dokumentów, wystarczy zalogować się w sieci i pobrać niezbędny plik na telefon, tablet lub laptop. Tak duża swoboda ma jednak pewne mankamenty i stwarza potencjalne zagrożenie wyciekiem danych, utratą hasła i tym podobne.

Warto przechowywać dane w chmurze, ale dla jeszcze wyższego poziomu bezpieczeństwa, można również wykonywać ich kopię na własny serwer lub dowolny nośnik danych. Ważne jest też odpowiednie zabezpieczenie konta, by nikt niepowołany nie mógł dostać się do danych, które przechowujemy w chmurze. Hasło powinno być silne i często zmieniane, a jeśli jest taka możliwość, to warto korzystać z dwuetapowego uwierzytelniania podczas logowania.

Przechowywanie danych w firmie nie jest proste, a w szczególności w dużych przedsiębiorstwach, w których każdego dnia produkowane są setki informacji, umów, raportów i projektów. Dane tego typu wymagają odpowiedniego zabezpieczenia, ale też archiwizowania i kopiowania, by uchronić firmę przed konsekwencjami zaniedbań i utraty cennych informacji na skutek włamania, awarii lub złośliwego oprogramowania. Na szczęście nie brak praktycznych, bezpiecznych i funkcjonalnych rozwiązań, jakie można wdrożyć w firmie.